Syndic de copropriété

Lorsque vous habitez dans une copropriété, vous pouvez soit gérer votre immeuble en association avec d’autres copropriétaires (syndic bénévole), soit faire appel à un professionnel. Le recours au syndic de copropriété est gage de tranquillité et garantit le respect des droits et devoirs de chaque propriétaire. Le choix du syndic de copropriété appartient au syndicat de copropriétaires.

Quel est le rôle du syndic de copropriété ?

Le syndic de copropriété est le représentant légal du syndicat des propriétaires au niveau de la justice. Il joue aussi un rôle majeur dans l’administration et la conservation de l’immeuble car il négocie et suit tous les contrats d’entretien et d’assurance.

Le syndic de copropriété peut exercer soit en son nom propre, soit au sein d’une société. Dans tous les cas, il doit apporter un certain nombre de garanties aux copropriétaires. Pour être reconnu syndic professionnel (par opposition à un syndic bénévole), il faut notamment :

• Disposer d’une garantie financière suffisante afin d’être en mesure de rembourser la copropriété de ses fonds si le syndic de copropriété venait à faire faillite ;
• Avoir une assurance responsabilité civile professionnelle ;
• Être titulaire de la carte professionnelle portant la mention syndic de copropriété délivrée par la chambre de commerce et d’industrie (CCI).

Dans le cadre de ses missions, le syndic de copropriété doit notamment s’assurer du bon entretien des parties communes. Cela inclut notamment les parties de bâtiment qui sont partagées entre tous les copropriétaires (couloirs, certaines canalisations, garde-corps…), ainsi que les parties des terrains accessibles à l’ensemble des copropriétaire (jardins, parcs…). Le syndic de copropriété doit également veiller au maintien en bon état d’usage des équipements de l’immeuble, comme la chaudière. En cas d’urgence, le syndic de copropriété est habilité à faire réaliser les travaux nécessaires à la conservation et à l’entretien de l’immeuble.

Le syndic de copropriété est aussi responsable de la gestion des finances de copropriété. À ce titre, il doit notamment :

• Réaliser le budget prévisionnel de la copropriété, les comptes du syndicat des copropriétaires et leurs annexes ;
• Soumettre ces documents financiers au vote des copropriétaires aux échéances prévues ;
• Ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat et verser sur ce compte l’ensemble des sommes perçues au nom ou pour le compte du syndicat.

En matière de gestion administrative, le syndic de copropriété doit réaliser et actualiser tous les ans la fiche synthétique de la copropriété. Ce document est destiné à informer les copropriétaires sur le fonctionnement de leur copropriété et de leur immeuble. Il permet notamment de rappeler l’organisation juridique de la copropriété (nature du syndicat, principal ou secondaire), les caractéristiques techniques de la copropriété (nombre total de lots, nombre de bâtiments, période de construction), les équipements de la copropriété (type de chauffage, type d’énergie, nombre d’ascenseurs) ainsi que les caractéristiques financières de la copropriété. Le syndic de copropriété doit également tenir à jour le carnet d’entretien de l’immeuble. Ce document, qui vient en complément de la fiche synthétique, rassemble des informations techniques relatives à la maintenance et aux travaux réalisés dans l’immeuble.

Sur le plan administratif, le syndic de copropriété doit réaliser et tenir à jour une liste des copropriétaires. Pour chacun d’entre eux, le syndic de copropriété doit indiquer le lot, l’état civil, l’adresse postale et, sous réserve d’avoir préalablement obtenu l’accord du copropriétaire concerné, l’adresse e-mail.

Le syndic de copropriété est un véritable chef d’orchestre. Il est ainsi chargé de faire appliquer le règlement de copropriété, ainsi que les décisions de l’assemblée générale des copropriétaires. Dans ce cadre, le syndic de copropriété doit informer les copropriétaires de ces décisions, notamment en leur adressant le procès-verbal de chaque assemblée générale et en mettant en place un affichage.

Enfin, le syndic de copropriété doit assurer la bonne gestion des archives du syndicat des copropriétaires. Afin de faciliter l’accès des copropriétaires à leurs documents, le syndic de copropriété doit mettre en place un accès en ligne aux documents de la copropriété. Cette obligation est instituée depuis le 1^er janvier 2015 par la loi du 24 mars 2014 pour l’accès au logement et un urbanisme rénové, dite loi Alur. Les copropriétaires doivent pouvoir accéder à cet extranet à l’aide d’un code et être en capacité de télécharger et d’imprimer les documents.

Pour réaliser l’ensemble de ces missions, le syndic de copropriété mobilise des ressources et perçoit donc, en contrepartie, une rémunération. Cette dernière est composée d’un forfait, correspondant aux missions courantes du syndic, et d’honoraires, correspondant à des prestations spécifiques ou ponctuelles. La loi Alur a encadré les modalités de rémunération du syndic en listant limitativement les prestations pouvant être facturées hors forfait.

Parmi les prestations que le syndic de copropriété est autorisé à facturer à part, on retrouve notamment :

• Les prestations liées aux assemblées générales extraordinaires ;
• Les prestations liées à la mise à jour du règlement de copropriété ou de l’état descriptif de division ;
• Le temps de présence lors des réunions supplémentaires (ou ayant lieu en dehors des horaires définis au contrat) ;
• La gestion des sinistres dans la copropriété ;
• Les prestations liées aux travaux et études techniques préalables ;
• La gestion des litiges et contentieux ;
• La préparation de décision d’acquisition ou de modification de parties communes.

La loi Alur prévoit le plafonnement des honoraires perçus par le syndic de copropriété pour l’établissement de l’état daté ou au titre du recouvrement des créances.

Bon à savoir, la loi Alur instaure également un contrat type pour le syndic de copropriété. Ce contrat s’applique tant aux syndics bénévoles qu’aux syndics professionnels. Le contrat type est composé de 12 articles qui fixent un cadre concernant la durée et la date de prise d’effet du mandat, ainsi que les conditions d’exécution de la mission et de la rémunération du syndic de copropriété. La durée du contrat du syndic de copropriété est fixée à trois ans maximum. Ce mandat ne peut être renouvelé tacitement. Cela signifie qu’au bout des trois ans, il est nécessaire d’établir un nouveau contrat conformément au modèle type… même si la copropriété décide de poursuivre avec le même syndic.

Il est possible de mettre fin au contrat du syndic de copropriété de deux manières différentes :

• Soit par la démission du syndic de copropriété ;
• Soit par révocation en assemblée générale des copropriétaires.

Avant de désigner le syndic de copropriété, il est indispensable d’organiser une mise en concurrence. C’est, encore une fois, la loi Alur qui rend cette démarche obligatoire une fois par an. Toutefois, cette fréquence a été augmentée à trois ans par la suite, une mise en concurrence annuelle n’étant guère réaliste. C’est le conseil syndical qui doit organiser cette mise en concurrence. Quelques mois avant l’organisation de l’assemblée générale, il doit ainsi solliciter plusieurs devis de syndics de copropriété et les comparer. L’introduction du contrat type permet de faciliter cet exercice en opérant une standardisation des propositions des syndics de copropriété.

Quel rôle pour le syndicat de copropriétaires ?

Chaque copropriété est constituée d’un syndicat des copropriétaires qui a vocation à assurer la gestion commune d’un immeuble. Le syndicat est composé de l’ensemble des copropriétaires, qui possèdent ensemble les parties communes et équipements communs. Il est doté d’une personnalité juridique propre.

En coordination avec le syndic de copropriété, le syndicat des copropriétaires peut imposer le financement commun d'une rénovation des parties communes et de leurs structures (canalisations, murs porteurs…). Il se charge également de l’établissement des comptes et de l’envoi des appels de fonds afin de répartir et collecter les charges de copropriété. Le syndicat des copropriétaires doit également assurer la défense des intérêts collectifs des copropriétaires.

Le syndicat des copropriétaires se réunit au moins une fois par an en assemblée générale afin de prendre les décisions nécessaires à la bonne administration des parties communes ainsi qu’à la conservation et à l’amélioration de l’immeuble. L’ordre du jour de chaque assemblée générale doit obligatoirement comporter certains points, tels que :

• L’examen du rapport du conseil syndical ;
• L’élection ou le renouvellement du mandat des membres du conseil syndical ;
• L’approbation des comptes de la copropriété établis par le syndic de copropriété ;
• Le quitus de gestion au syndic de copropriété, qui peut être donné ou refusé par les copropriétaires ;
• Le vote du budget annuel prévisionnel ;
• L’approbation des travaux et de leur calendrier ;
• Les questions diverses.

Au cours de l’assemblée générale, les copropriétaires vont voter chaque résolution en se prononçant « pour », « contre » ou en s’abstenant. Les règles de majorité applicables peuvent varier en fonction du type de résolution.

Le syndicat des copropriétaires a des droits et obligations :

• Du côté des droits, il a par exemple une compétence exclusive sur la réalisation des travaux dans les parties communes ;
• Du côté des devoirs, il peut voir sa responsabilité engagée par un copropriétaire, un locataire ou un membre du personnel qu’il emploie (agent de nettoyage, gardien…). Le syndicat des copropriétaires est en effet responsable des dommages causés par un vice de construction ou un défaut d’entretien de l’immeuble. C’est pourquoi le syndicat doit se couvrir en souscrivant une assurance responsabilité civile.

Lorsqu’une même copropriété comporte plusieurs bâtiments, il est possible de créer un syndicat principal et un ou plusieurs syndicats secondaires. Chaque syndicat secondaire dispose alors de son propre budget et peut ester en justice de son propre chef, ce qui permet de simplifier la gestion des grands ensembles. Ces modalités doivent être définies précisément dans le règlement de copropriété ou décidées en assemblée par un vote à la majorité absolue des copropriétaires. Un syndicat secondaire doit être géré par un syndic de copropriété, qui peut ou non être identique à celui qui gère le syndicat principal.

Quelle est la différence entre le syndicat de copropriétaires et le conseil syndical ?

Il ne faut pas confondre le syndicat des copropriétaires avec le conseil syndical. Ce dernier est composé de copropriétaires élus par l’assemblée générale. Afin d’éviter tout risque de conflit d’intérêts, la liste des personnes pouvant être élues au conseil syndical est limitativement énumérée. Ainsi, ne peuvent en faire partie le syndic, son conjoint, son partenaire lié par un Pacs ; les membres de la famille du syndic ; les salariés, associés ou futurs associés du syndic de copropriété.

Le fonctionnement du conseil syndical est déterminé par le règlement de copropriété. Le conseil syndical désigne un président, qui a le pouvoir de convoquer l’assemblée générale dans l’hypothèse où le syndic de copropriété serait dans l’incapacité de le faire. Chaque membre du conseil syndical est élu pour une durée de trois ans maximum, sachant que cette durée est renouvelable.

Le conseil syndical a pour missions d’assister le syndic de copropriété et d’en contrôler la gestion. Dans ce cadre, le conseil syndical est amené à contrôler la comptabilité du syndicat des copropriétaires et vérifier la répartition des dépenses. Il s’assure également que les marchés et contrats ont été passés par le syndic de copropriété dans le respect des règles de la déontologie. Le conseil syndical doit également suivre l’élaboration puis l’exécution du budget prévisionnel de la copropriété. Pour ce faire, il a accès à la copie des relevés du compte bancaire de la copropriété ainsi qu’à tout document relatif à la gestion administrative de la copropriété.

Le conseil syndical peut également se voir confier d’autres missions. Si nécessaire, il peut alors solliciter l’avis technique d’un professionnel tel qu’un bureau d’études.

Enfin, le syndic de copropriété peut solliciter l’avis du conseil syndical. Cette consultation est même obligatoire dans les situations suivantes :

• Avant le vote de travaux, lorsque le syndic de copropriété passe un marché ou un contrat (ascenseur, chauffage…) dont le montant dépasse un seuil fixé par l’assemblée générale (par exemple, 5 000 €) ;
• En cas de travaux urgents nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble et impliquant le versement d’un acompte ;
• En cas de désignation d’un nouveau syndic de copropriété.

Le règlement de copropriété : les règles d’usage de l’immeuble

Tout immeuble est régi par un règlement de propriété établi par un syndicat des copropriétaires composé de la communauté de propriétaires. En tant que propriétaire d’un appartement, il faut se référer à ce document qui précise les règles relatives à l’administration des parties communes, ainsi que la répartition des responsabilités entre chaque propriétaire. Le syndic de copropriété veille au respect du règlement de copropriété.

Plus précisément, le règlement de copropriété a trois objectifs principaux :

• Déterminer l’organisation et le fonctionnement de l’immeuble en copropriété (répartition des charges entre les copropriétaires, méthode de calcul pour fixer les quotes-parts de chacun…) ;
• Définir les droits et les obligations des copropriétaires et de leurs locataires (encadrement des travaux à certains horaires, interdiction de réaliser des saignées dans les murs…) ;
• Fixer les règles d’utilisation des parties communes (modalités d’utilisation du garage à vélos, règles de bon usage des ascenseurs…).

Obligatoire pour la copropriété, le règlement de copropriété prend la forme d’un document écrit. Il est généralement élaboré au moment où l’immeuble est mis en copropriété et divisé en lots, c’est-à-dire dès la naissance de l’immeuble. Il peut ensuite évoluer au fil du temps. C’est le syndic de copropriété qui est le garant du respect du règlement de copropriété.

L’état descriptif de division : un guide pour se repérer dans la copropriété

Chaque copropriété doit disposer d’un état descriptif de division, qui peut figurer en annexe du règlement de copropriété ou bien être complètement indépendant. Ce document est très important, car c’est lui qui permet d’identifier chaque lot de copropriété par son numéro.

En d’autres termes, l’état descriptif de division est le guide indispensable pour se repérer dans la copropriété. Il propose une lecture simplifiée, sous forme de tableau. Il contient les données suivantes :

• L’identification d’un immeuble ;
• La division de l’immeuble en lots et les différents numéros d’identification de chacun ;
• La description de chaque lot : bâtiment, escalier, étage et nature du lot ;
• La quote-part des parties communes de chaque lot.

Ces informations sont notamment reprises dans le titre de propriété de chaque copropriétaire.

Tout comme le règlement de copropriété, l’état descriptif de division peut évoluer au fil des années. Cette démarche est, par exemple, nécessaire en cas de réunion ou de division de deux lots. Si vous décidez d’acheter l’appartement voisin du vôtre afin de créer une surface plus grande, vous devrez ainsi demander une modification de l’état descriptif de division. Attention, cette démarche a un coût. Une modification de l’état descriptif de division est également nécessaire en cas de transformation d’une partie commune en partie privative (ou vice versa), de rehaussement par le propriétaire du dernier étage dans une copropriété verticale ou encore de cession du droit de surélévation à un tiers.

Dans certaines situations, l’état descriptif de division peut être purement et simplement supprimé. C’est notamment ce qui se produit lorsque de nouveaux plans de copropriété sont édités, une démarche qui nécessite de remplacer l’état descriptif de division.